HRM คืออะไร? ต่างจาก HR อย่างไร และทำไมองค์กรจึงต้องมีระบบ HRM

เมื่อพูดถึงการบริหารพนักงานในองค์กร เรามักได้ยินคำว่า HR, HRM, HRMS และ Payroll ซึ่งหลายครั้งถูกใช้แทนกันจนทำให้เกิดความสับสน

จริง ๆ แล้วแต่ละคำมีความหมายแตกต่างกัน และเกี่ยวข้องกันในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ ว่า HRM คืออะไร และระบบ HRM สามารถช่วยองค์กรได้อย่างไร

HR คืออะไร?

HR ย่อมาจาก Human Resources หรือ “ทรัพยากรบุคคล”

ในองค์กร คำว่า HR มักใช้เรียกฝ่ายหรือบุคลากรที่รับผิดชอบงานเกี่ยวกับพนักงาน เช่น

• การสรรหาและรับพนักงาน

• การจัดเก็บประวัติพนักงาน

• การลงเวลาทำงาน

• การจัดการวันลา

• การทำงานล่วงเวลา (OT)

• การคำนวณเงินเดือน

• การประเมินผล

• การฝึกอบรม

• สวัสดิการพนักงาน

• ภาษีและประกันสังคม

• การลาออกและสิ้นสุดการจ้าง

ดังนั้น HR คือคนหรือหน่วยงานที่ดูแลงานด้านบุคลากร

แต่เมื่อองค์กรมีพนักงานมากขึ้น การบริหารข้อมูลเหล่านี้ด้วยเอกสารหรือ Spreadsheet เพียงอย่างเดียวอาจเริ่มมีข้อจำกัด

จึงเกิดแนวคิดของ HRM

HRM คืออะไร?

HRM ย่อมาจาก Human Resource Management

หมายถึง การบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นระบบ

HRM ไม่ได้หมายถึงเพียงการคำนวณเงินเดือน แต่ครอบคลุมกระบวนการตั้งแต่พนักงานเริ่มเข้าทำงาน ระหว่างการทำงาน ไปจนถึงการสิ้นสุดการเป็นพนักงาน

ตัวอย่างกระบวนการ ได้แก่

สมัครงาน → รับเข้าทำงาน → บันทึกข้อมูลพนักงาน → ลงเวลา → ขาด/ลา/มาสาย → OT → Payroll → ประเมินผล → ฝึกอบรม → ปรับตำแหน่ง/ค่าจ้าง → สิ้นสุดการจ้าง

เมื่อข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงกัน องค์กรสามารถลดการบันทึกข้อมูลซ้ำและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

HR กับ HRM ต่างกันอย่างไร?

สามารถจำแบบง่าย ๆ ได้ว่า

HR = คนหรือฝ่ายที่ดูแลบุคลากร

ส่วน

HRM = กระบวนการและแนวทางในการบริหารบุคลากร

ตัวอย่างเช่น

เจ้าหน้าที่ HR ตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงาน

แต่ระบบและกระบวนการที่นำข้อมูลเวลาเข้า–ออก การลา และ OT ไปใช้ในการคำนวณเงินเดือน เป็นส่วนหนึ่งของ HRM

ดังนั้น HR และ HRM จึงไม่ใช่สิ่งที่มาแทนกัน แต่ทำงานร่วมกัน

แล้ว HRMS คืออะไร?

อีกคำหนึ่งที่พบได้บ่อยคือ HRMS — Human Resource Management System

HRMS หมายถึง ระบบสารสนเทศหรือซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้สนับสนุนการบริหารทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่างโมดูลในระบบ HRMS อาจประกอบด้วย

Employee Database

ข้อมูลและประวัติพนักงาน

Time Attendance

เวลาเข้า–ออกงาน กะ ขาด ลา มาสาย และ OT

Payroll

เงินเดือน รายได้ รายหัก ภาษี และประกันสังคม

Leave Management

ระบบการลาและการอนุมัติ

Employee Self-Service

ให้พนักงานตรวจสอบหรือดำเนินการบางอย่างด้วยตนเอง

HR Analytics / Dashboard

นำข้อมูลมาสรุปและวิเคราะห์สำหรับ HR และผู้บริหาร

จึงสามารถมองความสัมพันธ์แบบง่าย ๆ ได้ว่า

HR → คน

HRM → กระบวนการบริหาร

HRMS → ระบบเทคโนโลยีที่ช่วยจัดการกระบวนการ

Payroll อยู่ตรงไหนของ HRM?

Payroll หรือระบบเงินเดือน เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของ HRM

แต่ Payroll ไม่ได้ทำงานแยกออกจากข้อมูลอื่น

ก่อนที่จะคำนวณเงินเดือน องค์กรอาจต้องใช้ข้อมูลจากหลายส่วน เช่น

เวลาทำงาน → กะ → ขาด → ลา → มาสาย → OT → รายได้/รายหัก → Payroll

จากนั้นจึงนำไปสู่กระบวนการอื่น เช่น

Payroll → ภาษี → ประกันสังคม → ธนาคาร → รายงาน

หากข้อมูลต้นทางไม่ถูกต้อง ผลลัพธ์ของ Payroll ก็อาจผิดพลาดตามไปด้วย

ดังนั้นระบบ HRM ที่ดีควรช่วยให้ข้อมูลตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทางเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ

ทำไมองค์กรจึงควรมีระบบ HRM?

เมื่อองค์กรยังมีพนักงานจำนวนไม่มาก การใช้ Excel หรือเอกสารอาจเพียงพอสำหรับบางกระบวนการ

แต่เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น ปัญหาที่มักเกิดขึ้นคือ

• ต้องกรอกข้อมูลซ้ำหลายครั้ง

• ใช้เวลาตรวจสอบข้อมูลมากขึ้น

• ข้อมูลอยู่หลายไฟล์

• ใช้ข้อมูลคนละเวอร์ชัน

• ตรวจสอบประวัติย้อนหลังได้ยาก

• มีความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการคำนวณ

• การจัดทำรายงานใช้เวลานาน

ระบบ HRM จึงเข้ามาช่วยสร้าง Single Source of Data หรือแหล่งข้อมูลหลักที่ใช้ร่วมกันในองค์กร

เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ HR สามารถลดเวลาที่ใช้กับงานประจำ และนำเวลาไปใช้กับงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรมากขึ้น

จาก HRM สู่ HR Analytics

ประโยชน์ของระบบ HRM ไม่ควรจบอยู่ที่การเก็บข้อมูล

เมื่อองค์กรมีข้อมูลที่เป็นระบบแล้ว ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำมาวิเคราะห์ต่อได้ เช่น

• จำนวนพนักงาน (Headcount)

• ค่าใช้จ่ายเงินเดือน

• ค่า OT

• อัตราการขาดงาน

• อัตราการลาออก

• ต้นทุนบุคลากรแยกตามหน่วยงาน

• แนวโน้มกำลังคน

ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาสร้าง HR Dashboard เพื่อช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นสถานการณ์ขององค์กรได้ง่ายขึ้น

นี่คือจุดที่ HRM เริ่มเปลี่ยนจาก “ระบบเก็บข้อมูล” ไปสู่ “ระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร”

Business Plus HRM กับการจัดการข้อมูลบุคลากร

Business Plus HRM เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนงานด้านการบริหารบุคลากร โดยเฉพาะกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และเวลาการทำงาน

การเลือกระบบ HRM จึงไม่ควรพิจารณาเพียงว่า

“โปรแกรมคำนวณเงินเดือนได้หรือไม่?”

แต่ควรถามเพิ่มเติมว่า

ข้อมูล Time Attendance เชื่อมกับ Payroll ได้หรือไม่?

รองรับโครงสร้างเงินเดือนและเงื่อนไขขององค์กรหรือไม่?

ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้หรือไม่?

สามารถนำข้อมูลมาจัดทำรายงานเพื่อการบริหารได้หรือไม่?

และ

เมื่อองค์กรเติบโต ระบบสามารถรองรับกระบวนการที่ซับซ้อนขึ้นได้หรือไม่?

เพราะเป้าหมายของ HRM ไม่ใช่เพียงทำให้งาน HR เร็วขึ้น แต่คือการทำให้ คน กระบวนการ และข้อมูล ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

HRM X Co., Ltd.

ให้คำปรึกษาและบริการระบบ Business Plus HRM

Payroll • Time Attendance • HR Management

องค์กรที่กำลังเริ่มต้นระบบ HRM หรือต้องการปรับปรุงระบบ Payroll และ Time Attendance สามารถติดต่อ HRM X เพื่อขอข้อมูลและคำปรึกษาเพิ่มเติมได้