การเขียน Job Description (JD) หรือ คำอธิบายลักษณะงาน เป็นเครื่องมือสำคัญของ HR และองค์กร เพราะช่วยให้เข้าใจหน้าที่ ความรับผิดชอบ และคุณสมบัติของตำแหน่งงานได้อย่างชัดเจน ทั้งสำหรับ:
- ผู้สมัครงาน → เข้าใจว่างานนั้นทำอะไร
- ผู้จัดการ/หัวหน้างาน → ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินผลงาน
- HR → ใช้จัดระดับงาน, กำหนดเงินเดือน, สร้าง Career Path
✅ โครงสร้างของ Job Description ที่ดี
1. ตำแหน่งงาน (Job Title)
-
ชื่อชัดเจน ไม่กำกวม เช่น:
- ✅ เจ้าหน้าที่บัญชี (Accountant)
- ✅ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด (Marketing Manager)
2. วัตถุประสงค์ของงาน (Job Purpose / Summary)
- อธิบายสั้น ๆ ว่า ตำแหน่งนี้ "มีไว้ทำไม"
- ควรเขียนให้กระชับภายใน 2-3 บรรทัด
📌 ตัวอย่าง:
รับผิดชอบในการจัดทำรายงานทางบัญชี บันทึกบัญชีรายวัน ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทางการเงิน เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานบัญชีและข้อกำหนดของกฎหมาย
3. หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
- เขียนเป็นรายการ (Bullet Points) 5–10 ข้อ
- ใช้คำกริยาเริ่มต้นแต่ละข้อ เช่น: จัดทำ / ประสานงาน / วิเคราะห์ / ดูแล / ควบคุม
📌 ตัวอย่าง:
- จัดทำบัญชีรายวัน รับ-จ่าย และบันทึกในระบบบัญชี
- ตรวจสอบเอกสารทางการเงินให้ถูกต้องและครบถ้วน
- ประสานงานกับฝ่ายภาษีและสำนักงานบัญชีภายนอก
- จัดทำรายงานภาษี (ภงด.1, ภพ.30) และยื่นตรงเวลา
4. คุณสมบัติของผู้สมัคร (Qualifications)
- การศึกษา
- ประสบการณ์
- ทักษะที่จำเป็น
- ความสามารถเฉพาะ
📌 ตัวอย่าง:
- ปริญญาตรี สาขาบัญชี
- มีประสบการณ์ทำงานบัญชีอย่างน้อย 2 ปี
- ใช้โปรแกรม Express หรือ SAP ได้
- มีความละเอียดรอบคอบสูง
5. สายการบังคับบัญชา (Reporting Line)
- รายงานต่อใคร (หัวหน้า / ผู้จัดการ)
- อาจระบุ "ดูแลใคร" หากมีลูกน้องด้วย
📌 ตัวอย่าง:
รายงานต่อ: ผู้จัดการฝ่ายบัญชี
ผู้ใต้บังคับบัญชา: ไม่มี
6. สถานที่ทำงาน (Work Location)
- ระบุสาขา หรือสำนักงานที่ทำงานจริง
7. เวลาทำงาน (Working Hours)
- เช่น จันทร์–ศุกร์ 08.30–17.30 น.
📋 ตัวอย่าง Job Description (ย่อ) – ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่บุคคล
ตำแหน่ง: เจ้าหน้าที่บุคคล (HR Officer)
วัตถุประสงค์ของงาน:
ดูแลงานด้านการสรรหา ฝึกอบรม และสนับสนุนงาน HR อื่น ๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคล
หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก:
- ดำเนินการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
- ประสานงานด้านการอบรมพนักงานใหม่
- ดูแลระบบฐานข้อมูลพนักงาน
- จัดทำรายงานที่เกี่ยวข้องกับงาน HR
คุณสมบัติ:
- ปริญญาตรี สาขาบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือที่เกี่ยวข้อง
- ประสบการณ์ 1–2 ปีในสายงาน HR
- มีทักษะในการสื่อสารและใช้โปรแกรม MS Office