บทที่ 1 การบริหารงานบุคคลยุคใหม่: HR ไม่ได้มีหน้าที่แค่ทำเงินเดือน

HR Management ในยุคดิจิทัล กำลังเปลี่ยนจากงานเอกสารและงานประจำ ไปสู่การใช้ข้อมูล เทคโนโลยี และระบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารคนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อพูดถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR (Human Resources) หลายคนอาจนึกถึงการรับพนักงาน การบันทึกเวลาทำงาน การลา การทำ OT และการคำนวณเงินเดือน

งานเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญ แต่บทบาทของ HR ในปัจจุบันไม่ได้หยุดอยู่เพียงเท่านั้น

องค์กรมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานจำนวนมาก และหากสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาเชื่อมโยงและวิเคราะห์ได้ HR สามารถมีส่วนช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารได้มากขึ้น

จากงาน HR แบบเดิม สู่ HR Management

ในแต่ละเดือน ฝ่าย HR ต้องจัดการข้อมูลหลายประเภท เช่น

• ประวัติและข้อมูลพนักงาน

• เวลาเข้า–ออกงาน

• การขาด ลา และมาสาย

• การทำงานเป็นกะ

• ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT)

• เงินเดือนและค่าตอบแทน

• ภาษีเงินได้พนักงาน

• ประกันสังคม

• ประวัติการปรับเงินเดือนและตำแหน่ง

หากข้อมูลเหล่านี้อยู่ในหลายไฟล์ หลายระบบ หรือมีการบันทึกข้อมูลซ้ำ ย่อมเพิ่มขั้นตอนการทำงานและความเสี่ยงต่อความผิดพลาด

แนวคิดของ HR Management จึงไม่ใช่เพียงการเก็บข้อมูล แต่เป็นการทำให้ข้อมูลด้านบุคลากรเชื่อมโยงกันและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้

ผู้บริหารควรเห็นมากกว่ายอดเงินเดือน

ข้อมูลจากฝ่าย HR สามารถช่วยตอบคำถามทางธุรกิจได้หลายเรื่อง เช่น

เดือนนี้ค่า OT เพิ่มขึ้นเพราะอะไร?

แผนกใดมีการขาดงานหรือลางานสูง?

ต้นทุนบุคลากรของแต่ละแผนกเป็นเท่าไร?

จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นหรือลดลง?

อัตราการลาออกของพนักงานมีแนวโน้มอย่างไร?

เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เราสามารถเปลี่ยนข้อมูลที่เกิดขึ้นจากงานประจำให้กลายเป็นข้อมูลสำหรับการบริหารได้

Automation ช่วยลดงานซ้ำของ HR

อีกหนึ่งแนวทางสำคัญของ HR ยุคใหม่คือ Automation

ตัวอย่างเช่น

Time Attendance → OT / กะ / ขาด / ลา / มาสาย → Payroll → รายงาน

แทนที่จะนำข้อมูลจากระบบหนึ่งไปกรอกใหม่ในอีกระบบหนึ่ง การเชื่อมโยงข้อมูลสามารถช่วยลดขั้นตอนและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

เป้าหมายของ Automation จึงไม่ได้หมายถึงการนำคนออกจากกระบวนการ แต่เป็นการลดงานซ้ำ เพื่อให้บุคลากรมีเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์ การสื่อสาร และการตัดสินใจมากขึ้น

จาก HR Data สู่ HR Analytics

เมื่อองค์กรมีข้อมูลที่มีคุณภาพ ขั้นต่อไปคือการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ หรือ HR Analytics

ตัวอย่างข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้ เช่น

• Headcount

• Payroll Cost

• Overtime Cost

• Absence Rate

• Turnover Rate

• ค่าแรงแยกตามแผนก

• แนวโน้มจำนวนพนักงาน

ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาจัดทำ HR Dashboard เพื่อให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมได้รวดเร็วขึ้น

จากเดิมที่ HR ทำหน้าที่เพียง “รายงานว่าเกิดอะไรขึ้น” จึงสามารถพัฒนาไปสู่การช่วยวิเคราะห์ว่า “ทำไมจึงเกิดขึ้น” และ “องค์กรควรให้ความสนใจกับเรื่องใด”

HR + Data + Technology

การบริหารทรัพยากรบุคคลยุคใหม่จึงสามารถมองเป็นการทำงานร่วมกันของ 3 ส่วน

HR + Data + Technology

HR เข้าใจกระบวนการและบุคลากร

Data ช่วยให้เห็นสถานการณ์จากข้อมูลจริง

Technology ช่วยเชื่อมโยงข้อมูล ลดงานซ้ำ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เมื่อทั้งสามส่วนทำงานร่วมกัน ระบบ HRM จะไม่ใช่เพียงระบบสำหรับคำนวณเงินเดือน แต่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของระบบข้อมูลเพื่อการบริหารองค์กรได้

Business Plus HRM กับการบริหารงานบุคคล

Business Plus HRM รองรับการบริหารข้อมูลด้านบุคลากร เงินเดือน และเวลาการทำงาน เพื่อช่วยให้องค์กรจัดการกระบวนการด้าน HR ได้อย่างเป็นระบบ

สำหรับองค์กรที่กำลังพัฒนาระบบ HR สิ่งที่ควรพิจารณาจึงไม่ใช่เพียงว่าโปรแกรมสามารถ “คำนวณเงินเดือนได้หรือไม่”

แต่ควรมองต่อไปถึง

ข้อมูลเชื่อมโยงกันหรือไม่

ลดขั้นตอนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด

ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้หรือไม่

และที่สำคัญ

ข้อมูลที่มีอยู่สามารถนำมาใช้ช่วยบริหารองค์กรได้หรือไม่

HRM X Co., Ltd.

ให้คำปรึกษาและบริการระบบ Business Plus HRM

Payroll • Time Attendance • HR Management