📘 คู่มือการลงบัญชี (Accounting Entry Guide)

ฉบับเข้าใจง่าย + ใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจทั่วไปและ HRMX

1) ความหมายของการลงบัญชี

การลงบัญชี คือการบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นจริงในกิจการ เช่น การซื้อ-ขาย จ่ายเงินเดือน รับชำระหนี้ จ่ายค่าใช้จ่าย ฯลฯ

โดยบันทึกลงในระบบตามหลัก เดบิต–เครดิต (Double Entry.)

2) หลักการเดบิต–เครดิต (สำคัญที่สุด)

กฎทอง:

👉 “เดบิต” ต้องเท่ากับ “เครดิต” ทุกครั้ง

3) เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี

การบันทึกบัญชีต้องอ้างอิงจากเอกสารจริง เช่น

• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบกำกับภาษี
• ใบสำคัญรับ
• ใบสำคัญจ่าย
• ใบวางบิล
• รายงานเงินเดือนจาก HRMX
• รายงานภาษี
• รายงานสรุปค่าใช้จ่ายพนักงาน

4) ตัวอย่างการลงบัญชีแต่ละประเภท

✔ 4.1 ซื้อสินค้า/วัตถุดิบ

ซื้อสินค้าเงินสด 10,000 บาท

เดบิต: สินค้าคงเหลือ 10,000

เครดิต: เงินสด 10,000

✔ 4.2 ขายสินค้า ได้เงินสด 15,000 บาท

เดบิต: เงินสด 15,000

เครดิต: รายได้จากการขาย 15,000

✔ 4.3 ขายเชื่อให้ลูกค้า 20,000 บาท

เดบิต: ลูกหนี้การค้า 20,000

เครดิต: รายได้ 20,000

เมื่อรับเงินภายหลัง:

เดบิต: เงินสด 20,000

เครดิต: ลูกหนี้การค้า 20,000

✔ 4.4 จ่ายเงินเดือนพนักงาน (เชื่อมกับ HRMX)

เงินเดือนทั้งหมดเดือนนี้ = 200,000 บาท

เดบิต: ค่าแรง/เงินเดือน 200,000

เครดิต: เงินฝากธนาคาร 200,000

หากมีหัก: ภาษี / ประกันสังคม / เงินกู้

ตัวอย่าง:

ภาษี 5,000 / ประกันสังคม 7,500 = เงินที่โอนจริง 187,500

บันทึกเป็น

• เดบิต: ค่าแรง 200,000
• เครดิต: เงินฝากธนาคาร 187,500
• เครดิต: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 5,000
• เครดิต: เจ้าหนี้ประกันสังคม 7,500

✔ 4.5 ค่าสาธารณูปโภค (น้ำ/ไฟ/อินเทอร์เน็ต)

ค่าน้ำ 1,200 บาท

เดบิต: ค่าน้ำ 1,200

เครดิต: เงินฝากธนาคาร 1,200

✔ 4.6 ค่าใช้จ่ายสำนักงาน

ซื้อกระดาษ A4 300 บาท

เดบิต: ค่าใช้สอยสำนักงาน 300

เครดิต: เงินสด 300

✔ 4.7 ซื้อทรัพย์สินถาวร

ซื้อคอมพิวเตอร์ 20,000 บาท

เดบิต: คอมพิวเตอร์/อุปกรณ์สำนักงาน 20,000

เครดิต: เงินฝาก 20,000

5) การลงบัญชีที่เกี่ยวกับ HRMX โดยตรง

🔹 5.1 ค่าแรง/เงินเดือน

เดบิต: ค่าแรง

เครดิต: เงินฝาก/เจ้าหนี้พนักงาน

🔹 5.2 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.1)

เครดิต: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

🔹 5.3 ประกันสังคม (หักพนักงาน + นายจ้าง)

• เดบิต: ค่าใช้จ่ายประกันสังคม (ส่วนของนายจ้าง)
• เครดิต: เจ้าหนี้ประกันสังคม

🔹 5.4 เงินกู้พนักงาน

• เดบิต: เงินกู้พนักงาน
• เครดิต: เงินสด/เงินฝาก

ตอนพนักงานผ่อนชำระ:

• เดบิต: เงินสด
• เครดิต: เงินกู้พนักงาน

6) ผังบัญชีพื้นฐาน (Chart of Accounts)

เหมาะสำหรับใช้จริงใน HRMX หรือธุรกิจทั่วไป

สินทรัพย์

• เงินสด
• เงินฝากธนาคาร
• ลูกหนี้การค้า
• สินค้าคงเหลือ
• อุปกรณ์สำนักงาน

หนี้สิน

• เจ้าหนี้การค้า
• เจ้าหนี้ประกันสังคม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

รายได้

• รายได้จากการขาย
• รายได้จากบริการ

ค่าใช้จ่าย

• ค่าแรง/เงินเดือน
• ค่าเช่า
• ค่าไฟฟ้า
• ค่าเดินทาง
• ค่าสำนักงาน
• ค่าโฆษณา

7) แบบฟอร์มสมุดรายวัน (ใช้ลงบัญชีได้เลย)